Les astuces du mois BUY&PROC.

Juillet 2017: Comment manager la distribution automatique?

 

Poussée par un marché où plus de 55% des déjeuners sont pris dans l’entreprise, la distribution automatique de boissons, eau ou alimentation rapide est une opportunité pour accompagner le bien-être des collaborateurs. L’achat seul d’un distributeur est très marginal, car les coûts de gestion d’approvisionnement des consommables sont trop peu maîtrisés financièrement. La location et la gestion complète par une société spécialisée est une vraie solution. Néanmoins on veillera, parmi les multiples acteurs, à s’assurer de leur fréquence de rotation, du maillage du territoire et de la qualité des prestataires. La rapidité d’intervention lors de panne, la prestation d’entretien, ou le taux de rupture sont à prendre en compte pour optimiser ses dépenses. Les distributeurs deviennent plus fiables, séduisants et véhiculent l’image de l’entreprise….Testez nous 

 

Juin 2017: Comment négocier les espaces verts?

La formalisation du besoin est primordiale pour clairement identifier son objectif : créer ou réhabiliter? Transplanter ou modifier? Fréquence des entretiens? Qui peut réaliser la prestation? Image pour l’interne et l’externe…etc. L’acheteur devra composer avec un maître d’ouvrage et des gestionnaires afin de définir l’ensemble des composants. Aussi le choix du ou des bons partenaires devra s’opérer en faisant jouer la concurrence. On choisira entre les sociétés spécialisées en aménagement et entretien, les architectes paysagistes, les producteurs de végétaux, ou entrepreneurs du paysage par exemple. On cherchera une approche plus locale en veillant à s’assurer de leurs références, leurs coûts avec une présentation détaillée, les délais du planning et garanties du bon achèvement, du contrat d’entretien…etc. Exprimez-vous 

 

Mai 2017: Comment optimiser un déménagement ?

L’acheteur devra évoluer en mode projet.et assurer la productivité de l’entreprise, la conservation des biens mais aussi le confort du personnel. Pour se faire, les clefs de succès sont multiples: implication des personnes et du management, plan de communication, attribution des responsabilités, planification mais aussi choix du bon interlocuteur. Mais l’acheteur, en challengeant plusieurs acteurs et validant les différents points techniques du dossier, s’attachera à faire appliquer l’obligation de résultat au prestataire. Des critères de qualité, tels que les services, la gestion sociale et le professionnalisme doivent permettre de lutter contre un prix anormalement bas. Enfin, il devra chercher également à décomposer au maximum les postes de coûts pour s’assurer d’une maitrise du devis global. … Renseignez-vous 

 

 

Avril 2017: Comment bien gérer le service de nettoyage ?

 

L’acheteur doit s’attacher avec son ou ses donneurs d’ordre à bâtir un cahier des charges pertinent, détaillé et fonctionnel (surface à nettoyer, enlèvement/tri des ordures, temps d’intervention,..etc). Ce dernier favorisera l’obtention d’économies nettes et évitera surtout toutes sur-facturation additionnelles à posteriori, pas toujours visibles et difficilement négociables. Il est important de bien stipuler l’obligation de résultat dans son contrat pour éviter le désagrément des clients internes, dans un domaine où le coût du changement demeure très important. Autre point crucial, la qualité de service doit être régulièrement contrôlée et mesurée avec des actions correctrices à suivre avec le prestataire…   Informez-vous 

 

 

Mars 2017: Comment réduire son énergie ?

La réglementation du secteur de l’énergie est très dense et en constante évolution. Aussi l’amélioration de l’efficacité énergétique est un facteur de compétitivité pour les entreprises. 4 objectifs doivent être visés pour améliorer cette performance énergétique: 1)Gagner en compétitivité en réduisant les coûts 2)Mieux piloter sa facture 3)Financer efficacement la transition 4)Mesurer la performance économique et environnementale. En couplant une analyse économique, sur le cycle complet de l’équipement (chaudière, systèmes de climatisation, moteurs, groupes froids, éclairage, informatique/télécom..) à un financement adapté, la mise en oeuvre de l’efficacité énergétique est grandement facilité. Bien d’autres critères peuvent être managés, tout comme la concurrence des acteurs. Sollicitez-nous.

 

Février 2017: Comment gérer les déplacements des collaborateurs ?

Les dépenses pour les voyages d’affaire, hôtellerie et restauration sont des vrais enjeux pour les entreprises et le management de leurs collaborateurs. Outre l’ensemble des différents besoins, à bien identifier, il faut d’abord gérer et maîtriser l’ensemble des interlocuteurs et acteurs de ce marché. Rapidement et selon la taille de l’entreprise, une politique interne doit s’inscrire dans la durée, pour cadrer l’ensemble des prérogatives. L’acheteur s’attachera évidemment à réduire les coûts en massifiant les volumes, mais 5 points forts doivent animer leurs réflexions. On retrouve la personnalisation des services, les technologies mobiles, l’économie de partage, les nouvelles méthodes de réservation et celle de paiement…un travel manager en interne est une alternative gagnante sur le moyen-terme. Renseignez-vous

 

Janvier 2017: Comment optimiser ses fournitures ?

Les dépenses en fournitures de bureau ne font que rarement l’objet d’une analyse des coûts car les budgets sont souvent peu stratégiques. En limitant une liste restreinte à l’ensemble des utilisateurs, c’est déjà un moyen de maîtriser ses achats. S’attarder sur l’usage des différents produits et adapter son besoin est un autre moyen plus ambitieux. Mais, rationaliser son panel fournisseurs entre les acteurs permanents, les acteurs d’opportunisme et les acteurs spécifiques est une réelle solution. Ainsi, cela permet de traiter le coût complet d’acquisition et faire des économies. En externalisant tout ou partie de vos dépenses à un seul interlocuteur, vous limitez le nombre de commandes, de factures, de litiges…et donc de frais de gestion internes. Testez-nous.


 

Décembre 2016: Comment administrer son archivage ?


A la veille de la fin d’année et du besoin de ranger, de classer, d’archiver les documents de l’année, pourquoi ne pas avoir une nouvelle réflexion sur l’archivage électronique. Les solutions internes sont les moins coûteuses, les plus plébiscitées, mais souvent les plus complexes. Mais la difficulté d’harmoniser les pratiques entre les collaborateurs, la nécessité d’une nomenclature globale d’archivage, la gestion dissociée du papier et du document informatique sont les principaux freins… De nombreuses solutions externes existent mais nécessitent d’adapter la solution retenue au dimensionnement de son besoin; la prestation des spécialistes se mesure au volume confié, au gigaoctet stocké et traité, et les services peuvent être personnalisés…Au final, elles permettent de dynamiser les flux de documents papier. Informez-vous.

 

Novembre 2016: Comment maîtriser la flotte automobile ?

Bien sûr, les principaux postes de coûts pour optimiser votre flotte automobile sont : la construction et la maîtrise d’une « policy car » en interne, le choix d’une liste restreinte de véhicules dans la gamme proposée et la gestion du parc via un logiciel, plus ou moins élaboré; mais avez-vous pensé à une directive plus « verte » ? Avez-vous déjà challengé l’ensemble des postes de coûts ?
Aussi le changement de pneumatiques et les entretiens garages, l’audit du kilométrage et le bilan intermédiaire, les frais de restitution sont autant de pistes d’optimisations et peuvent être dissociées d’un forfait global avec son loueur ! Sollicitez-nous.

Octobre 2016: Comment optimiser ses impressions ?


On parle souvent des politiques d’impression avec le recto-verso systématique ou l’impression en noir et blanc pour les emails, tout comme l’usage de cartouches compatibles pour baisser le coût d’achat des consommables, mais avez-vous pensé à des solutions mensualisées sous contrat ? Avez-vous déjà adapté votre parc d’impression ? Des notions de coût/copie, commande de consommables en automatique, mutualisation de matériels pour plusieurs structures, impression par identification..etc, existent et sont autant de pistes d’optimisations ! Renseignez-vous.